Sähkön julkinen kilpailutus

Suomen julkinen sektori tekee vuosittain hankintoja yli 35 miljardilla eurolla. Ostoja säätelee Laki julkisista hankinnoista. Joskus kuulee sanottavan, että hankintalain määräykset ovat monimutkaisia ja estävät hyvän kaupan syntymisen, mutta sillä on useita tärkeitä päämääriä. Laki varmistaa, että verorahoja käytetään tehokkaasti ja että toimittajat kilpailevat yhtäläisin ehdoin. Sen tarkoitus on myös estää korruptiota.

Sähkön julkinen kilpailutus voi tuntua melko monimutkaiselta ja on tärkeää tehdä se oikein. Jos kilpailutus toteutetaan huonosti, tulos voi olla epätyydyttävä ja suorastaan toinen kuin mitä oli alun perin ajateltu. Sähkön hintataso voi myös olla lopulta korkeampi.

Mitkä tekijät ovat tärkeitä, kun kilpailutat sähkön julkisesti? Käymme sitä seuraavassa läpi.

Julkaistu: 2021-05-03 Viimeksi päivitetty: 2022-02-07 Lukuaika: min

Sisällysluettelo

Sisällysluettelo
Kappale 1

Panosta tarjouspyyntöön

Keskeinen osuus sähkön julkisessa kilpailutuksessa on tehdä selkeä ja tarkoituksenmukainen tarjouspyyntö. Hyvällä tarjouspyynnöllä voitte saada tarpeitanne vastaavan sopimuksen. Sen vuoksi on tärkeää tunnistaa sähkönhankinnan tarpeet ennen tarjouspyynnön laatimista. Tähän vaiheeseen on hyvä käyttää riittävästi aikaa ja käydä mahdollisesti teknistä vuoropuhelua markkinoiden eri toimijoiden kanssa. Tarjouspyyntöön panostaminen kannattaa, sillä selkeällä tarjouspyynnöllä voitte todennäköisesti saada useampia tarjouksia.

Muista kyseenalaistaa, ovatko tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset realistisia. Tarjouspyyntö saattaa sisältää vaatimuksia, joita ei todellisuudessa koskaan peräänkuuluteta. Silloin saattaa olla parasta luopua niistä.

Kappale 2

Valitse sopivat soveltuvuusvaatimukset

Sähkön kilpailutuksessa on hyvä arvioida, saavatko soveltuvuusvaatimukset liian suuren painoarvon. Siitä voi muodostua raskas hallinnollinen taakka toimittajalle ja johtaa jopa päätökseen jättää kokonaan tarjoamatta. Esimerkkejä soveltuvuusvaatimuksista ovat tietojen antaminen teknisestä suorituskyvystä ja ammatillisesta pätevyydestä, todistukset laadunhallinta- ja ympäristöjohtamisjärjestelmästä, tai pankkitakuista.

Jokainen kriteereistä saattaa olla tärkeä, mutta liian monet kriteerit saattavat käydä raskaaksi. Sen vuoksi kannattaa miettiä, ovatko kaikki vaatimukset välttämättömiä soveltuvuuden osoittamiseksi. On järkevämpää painottaa sopimuksen sisältöä enemmän kuin soveltuvuutta. Ilmaise myös tarjouspyynnössä selkeästi, mitkä vaatimukset ovat soveltuvuusvaatimuksia ja mitkä vaatimukset arvioidaan tarjouksessa.

 

Sähkön käyttäjän perusopas

Lataa oppaamme, niin tiedät kuinka sähkömarkkinat toimivat Suomessa.
Vattenfall Sähkömarkkinat - sähkön käyttäjän perusopas
Kappale 3

Määrittele vaatimukset

Kun hankinnan ensimmäisessä vaiheessa on keskitytty pohtimaan, mitkä ovat hankintayksikön tarpeet, vaatimusten muotoilu käy helpommin. Vaatimukset tulee asettaa erityisesti toiminnan tarpeista ja päämääristä käsin katsottuna. Niiden on myös luotava edellytykset tarjousten hyvälle arvioinnille ja niiden tulee olla realistisia kyseistä markkinaa ajatellen.

Vaatimuksia ei kannata asettaa rutiininomaisesti vaan kyseenalaistaen. Jos vaatimukset ovat liian korkeat, se voi tarkoittaa, että toimittaja joutuu ottamaan huomioon lisääntyneet kustannukset kyetäkseen vastaamaan vaatimuksiin, jotka eivät välttämättä toteudu.

Kun mietit vaatimuksia, joita asetat sähkön julkisessa kilpailutuksessa, on joukko asioita, jotka kannattaa huomioida. Seuraavassa käymme niistä muutamia läpi.

Kappale 4

Tarvitsetko tukea?

Hankintayksiköllä ei aina ole välttämättä riittäviä tai oikeanlaisia resursseja sähkön hankinnan kilpailutukseen. Ennen kuin muotoilet vaatimukset, kannattaa arvioida, onko organisaatiollasi vaadittavaa osaamista työhön. Silloin saattaa olla viisasta harkita ulkopuolista, kilpailutuksiin perehtyneen tahon apua.

Jos käännyt ulkopuolisen avun puoleen, on erityisen tärkeää varmistaa, että vaatimukset lähtevät organisaatiosi tarpeista juuri kyseisestä hyödykettä hankkiessa.

Voi olla myös hyvä arvioida, voisiko edellisessä kilpailutuksessa käytettyä tarjouspyyntöä hyödyntää, jos kilpailutuksesi sujui mutkitta ja se vastaa yhä tarpeitanne.

 

Kappale 5

Hinnoittelun läpinäkyvyys

Hinnoitteluvaatimuksissa tulee määritellä tarkasti, mitä hintojen tulee sisältää ja mitä jätetään niiden ulkopuolelle. Hinnoitteluun vaikuttaa vahvasti valittu sähkön hankintamalli. On tärkeää erotella kiinteät niin sanotut läpilaskutettavat viranomaismaksut, jotka hinta tarjouspyyntöhetkellä sisältää tai jotka tulee jättää hinnoittelun ulkopuolelle.

Kun hinnoitteluvaatimukset on esitetty tarkasti, saatte läpinäkyvyyttä toimittajien hintoihin, ja niiden vertailu on helpompaa.

On hyvä huomioida, ettei sähköenergian kilpailutuksessa ole mukana sähkönsiirtoa.

 

Kappale 6

Ympäristövaatimukset

Kestävyyskriteereiden merkitys kasvaa julkisissa hankinnoissa. Ympäristöön liittyvien näkökohtien lisääminen vaatimuksiin on hyvä keino lisätä ympäristön kannalta kestävien tuotteiden käyttöä.

Julkiset hankintayksiköt ovat ostovoimansa vuoksi tärkeässä asemassa suunnannäyttäjinä kestävien hankintojen toteuttamisessa. Kestävyys voidaan ottaa huomioon sähköenergian hankinnassa siten, että se tukee kestävyystavoitteiden saavuttamista.

On tärkeää, että vaatimukset on selkeästi muotoiltu, ja niitä on mahdollista arvioida. Kuinka todennatte, että toimittaja on vaatimustenne tasolla? Haluatteko asettaa vaatimukset koskien erityisiä sertifikaatteja, ympäristöselostetta tai jotain muuta? Toimittajan tulee ymmärtää ympäristöä koskevat vaatimuksenne voidakseen muotoilla tarjouksensa oikein. Selkeät vaatimukset helpottavat myös sopimusaikana sen seurantaa, että saatte sitä mitä olette tilanneet.

Vaatimuksista tulee myös ilmetä, mikä on ympäristövaatimusten arvo suhteessa hintaan, siten että se tulee mukaan arviointiin. Jos ympäristövaatimusten kustannus ei ilmene selkeästi kilpailutuksessa, viranomainen saattaa maksaa odotettua enemmän.

Kappale 7

Kuinka suuren riskin haluatte ottaa?

Sähkön hankintaan liittyy joukko erilaisia riskejä. Kun määrittelet vaatimukset, sinun tulee päättää, mitä riskejä organisaatiosi ottaa kantaakseen tai mitkä annatte toimittajalle huolehdittavaksi. Onko organisaatiossasi osaamista ja aikaa hallita riskejä sisäisesti?

Sähkön hinta määräytyy tunti tunnilta avoimilla markkinoilla, joilla hinnanvaihtelu on suurta eri vuorokauden- ja vuodenaikoina. Sähkön hinnankiinnittäminen on osa riskienhallintaa, jolla mahdollistetaan suojautuminen hinnanheilahteluja vastaan. Onko vakaa ja ennustettava hintataso tärkein tekijä? Nämä asiat vaikuttavat valitsemaanne hankintamalliin.

Kappale 8

Tarjousten vertaileminen

Vertailuperusteet on hyvä tuoda selkeästi ja yksiselitteisesti esiin tarjouspyynnössä. On tärkeää käyttää olennaisia kriteereitä tarjouksia arvioitaessa, sillä väärät arviointikriteerit voivat huonoimmassa tapauksessa merkitä korkeampia kustannuksia tai aiheuttaa riskin siitä, että toimittajat hinnoittelevat taktisesti tarjouksissaan.

Kappale 9

Tartu rohkeasti hankintoihin!

Sähkönhankinnan sopimuskaudet ovat usein pitkiä ja kilpailutus saattaa tulla ajankohtaiseksi useamman vuoden tauon jälkeen. Tarjouspyynnön laatiminen voi tuntua työläältä ja sähkömarkkinoiden termit hankkijalle osin tuntemattomilta. Kuitenkin pienellä perehtymisellä hankintayksikkö voi hoitaa kilpailutuksen ja hyötyä kustannussäästöistä, kun ulkopuolisten resurssien käyttöä voidaan vähentää.

Haluatko tietää lisää sähkön julkisesta kilpailutuksesta?

Ota yhteyttä, niin kerromme sinulle.
Ota yhteyttä

Tilaa uutiskirjeemme

Tilaa uutiskirjeemme, niin tiedät mitä energia-alalla tapahtuu.